KP to skrót od dwóch słów – Kasa Przyjmie. Oznacza ni więcej niż fakt, że do kasy przedsiębiorstwa wpłynęła gotówka z zewnątrz. Książki z tym samym, skrótowym oznaczeniem zawierają potwierdzenie dokonania transakcji dla obu stron – wpłacającej i przyjmującej wpłatę. Gotowe druki zakupimy w sklepie, ale możemy też samodzielnie stworzyć szablon i drukować kolejne dla każdego klienta.
Jak wyglądają druczki Kasa Przyjmie i co zawierają?
Dowód wpłaty Kasa Przyjmie musi zawierać poniższe elementy:
- datę, miejscowość, numer kolejny KP (informacja, który numer nosi wystawiany dowód wpłaty w danym okresie rozliczeniowym),
- dane osoby/firmy wpłacającej,
- wysokość dokonywanej wpłaty,
- określenie za co uiszczona została opłata (tu możemy podać numer faktury, wpisać rodzaj usługi lub określić, że jest to np. zaliczka),
- podpis osoby przyjmującej gotówkę.
Po co dokonuje się wystawienia dwóch egzemplarzy?
Dwa dokumenty są tutaj niezbędne. Druk Kasa Przyjmie musi posiadać zarówno kupujący towar lub usługę, jak i przyjmujący gotówkę. W razie niedopowiedzeń lub problemów prawnych, obie strony transakcji mają potwierdzenie, iż miała ona w ogóle miejsce. Praktykuje się, iż oryginał dokumentu otrzymuje wpłacający, a kopię zachowuje wystawiający KP.
Plusy prowadzenia ewidencji KP
Najważniejsza jest ochrona Ciebie i Twojej firmy. Dobrowolne wydawanie dokumentu KP może uchronić przedsiębiorstwo od wielu nieporozumień. Poświadczenie jest ważnym prawnie dokumentem, potwierdzającym, że gotówka została już wpłacona, a Twoja firma może nią obracać. Pozwala to na bieżącą kontrolę nad stanem gotówki w przedsiębiorstwie.
KP jest również ważnym dokumentem dla podatników, korzystających ze zwolnienia z podatku VAT. W sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę na realizację zamówienia dotyczącego dostawy towarów lub na rzecz świadczonej usługi powstaje obowiązek podatkowy. W związku z tym, że podatnicy korzystają ze zwolnienia niemożliwe jest wystawienie faktury VAT. Dokument KP może więc stanowić dowód otrzymania gotówki dla obu stron transakcji.
A co jeśli nie ma kasy fiskalnej?
Nie każdy rodzaj przedsiębiorstwa musi posiadać kasę fiskalną (co jest uregulowane przepisami prawnymi). Jednak wielu klientów będzie chciało uzyskać potwierdzenie dokonania przez nich wpłaty na rzecz naszej firmy. Tu również z pomocą przychodzi dokument Kasa Przyjmie. Daje on realne poczucie, że obie strony odnotowały przepływ gotówki, między swoimi przedsiębiorcami. Tego typu poświadczenia niezwykle ułatwiają pracę naszym księgowym, które mogą szybko uporządkować swoje dokumenty.